Cały ten BIP - cd. (odpowiedź)

Skarżysko-Kamienna, 23.09.2008 r. 

ODPOWIEDŹ

NA RAPORT Z MONITOROWANIA BIULETYNU INFORMACJI PUBLICZNEJ 
URZĘDU MIASTA SKARŻYSKA-KAMIENNEJ

 W związku z nadesłanym Raportem z monitorowania BIP Urzędu Miasta uprzejmie informuję i wyjaśniam kwestie zawarte w punktach nazwanych złymi praktykami” i „danymi niepełnymi”:

Ad.1. RADNI 

 Radni nie są pracownikami samorządowymi wobec tego nie posiadają służbowych telefonów i adresów e-mailowych, które mogłyby być podawane do publicznej wiadomości. Kontakt z nimi jest w trakcie posiedzeń komisji i sesji Rady Miasta. Niektórzy radni ujawniają swoje adresy i numery telefonów, ale zależy to wyłącznie od ich dobrej woli. 

 Informacja o interpelacjach i zapytaniach radnych są w BIP w protokołach z sesji Rady Miasta i tam ich należy szukać. 

 Radni ponieważ pracują społecznie nie mają obowiązku pełnić dyżurów. W naszej praktyce wyznaczone dyżury mają: Przewodniczący Rady oraz obydwaj Wiceprzewodniczący Rady. Dyżur zadeklarował jedynie radny Andrzej Dąbrowski. Radni mogą utrzymywać więź z wyborcami w różny sposób np. umawiają się na spotkania w terenie bądź pełnią dyżury w siedzibach swoich partii czy stowarzyszeń i.t.p. 

Ad.2. FUNKCJONOWANIE RADY MIASTA 

 Regulamin Pracy Rady Miasta jest częścią Statutu Miasta i tam należy go szukać. Kwestie wyszukiwarki i w ogóle nawigacji zawartości BIP-u poruszę w końcowej części mojej odpowiedzi.

Ad.3. KOMISJE RADY MIASTA

 Dotychczas Protokoły z posiedzeń komisji Rady Miasta nie były zamieszczane w BIP. Przyczyną były zapewne sprzeczne sformułowania regulujące te kwestie w Ustawie o dostępie do informacji publicznej ( Art.3 ust. 1 pkt. 3) i Ustawie o samorządzie gminnym (Art.11 b ust. 2). Analizowaliśmy ten problem i uważamy, że powinniśmy protokoły z posiedzen komisji zamieszczać w BIP mimo wcześniej wspomnianych sprzeczności. W sprawie tej skonsultuję się jeszcze z Przewodniczącym Rady Miasta i sądzę, że od najbliższych posiedzeń w BIP zamieszczane będą terminy, porządki obrad i protokoły z posiedzeń komisji.  

Ad. IV WŁADZE MIASTA

 Na stronie BIP jest telefon do skarbnika miasta i to w dwóch miejscach: w zakładce „Władze miasta” i w wykazie wszystkich telefonów, który jest umieszczony przy zakładce dot. wydziałów UM

Ad. V ORGANIZACJA URZĘDU

 Oświadczenia majątkowe archiwalne i bieżące (od 2003 do 2007 r). są na stronie BIP 

Ad. VI PRZYJMOWANIE I ZAŁATWIANIE SPRAW 

 Na stronie BIP są formularze wniosków, które należy złożyć w UM. Formularze są sukcesywnie wkładane na stronę w zależności od potrzeb interesantów. W tym przypadku podanie jakich formularzy brakuje ułatwiłoby nam ich uzupełnienie. 

Ad. VIII ZAMÓWIENIA PUBLICZNE

 Informacje o treści protestów oraz ich rozstrzygnięć są umieszczne w BIP. Każde ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zawiera pełne informacje o postępowaniu we wszystkich jego etapach, w tym również na etapie protestu, jeśli wystąpił.  

Ad. 9 ORGANIZACJE POZARZĄDOWE
 Sprawozdaniem z realizacji rocznego programu współpracy jest ogłoszenie konkursu na realizację zadań gminy oraz ogłoszenie wyników tego konkursu. Wszystkie zadania do realizacji w danym roku są zaplanowane w rocznym programie współpracy. Sprawozdanie z realizacji zadań może być zamieszczone w BIP po ich zrealizowaniu czyli w I kwartale roku 2009.

Sposób gospodarowania komunalnymi lokalami użytkowymi określa Uchwała Nr XXIII/32/2005 Rady Miasta Skarżyska-Kamiennej z dnia 31 marca 2005 r. , realizuje ją Wydział Spraw Obywatelskich. Cytowana uchwała określa zasady związane z wynajmowaniem lokali użytkowych w trybie przetargowym oraz ustala zasady wynajmu lokali wyłączonych z postępowania przetargowego. W tej grupie znajdują się lokale przeznaczone m.in. na działalność organizacji społecznych takich jak organizacje pozarządowe. Regulamin stanowiący załącznik do uchwały określa sposób postępowania oraz wysokość stawek za wynajmowanie powierzchni użytkowej. Do chwili obecnej nie są stosowane preferencyjne zasady przydzielania lokali dla organizacji pozarządowych pomijające tryb cytowanej uchwały.

Ad.XI POMOC PUBLICZNA

Informacje o udzielonych przez Prezydenta, jako organu podatkowego, ulgach, odroczeniach i umorzeniach lub rozłożeniach na raty opłat w zakresie podatków dotychczas były zwyczajowo publikowane na tablicach ogłoszeń Urzędu Miasta. Począwszy od decyzji podjętej w III kwartale 2008 r. będą również w BIP.

Ad.XII FINANSE I MAJĄTEK GMINY

Uchwała w sprawie procedur uchwalenia budżetu Gminy będzie umieszczana na stronach BIP. Informacje o założeniach do projektu budżetu oraz kierunkach polityki społecznej i gospodarczej dotyczą budżetu państwa i te procedury nie mają zastosowania do opracowywania budżetu jednostek samorządu terytorialnego (art. 120 Ustawy o finansach publicznych).

Uchwały budżetowe Gminy są publikowane w linku „Prawo miejscowe” - uchwały. 

Gmina nie jest autorem opinii Regionalnej Izby Obrachunkowej, które RIO wydaje w sprawach dotyczących budżetu jednostek samorządu terytorialnego i Gmina nie ma podstaw prawnych do jej publikacji w BIP.

Informacja o długu Gminy zawarta jest w załączniku do sprawozdania z wykonania budżetu „Przychody i rozchody”.

Aktualne i archiwalne stawki podatków lokalnych zawierają uchwały Rady Miasta w linku „Prawo Miejscowe”.

Informacja o przebiegu wykonywania budżetu za 2007 r. jest umieszczona na stronach BIP „Budżet i finanse” - jest to informacja za IV kwartał 2007 r. czyli za cały 2007 r., bowiem sprawozdanie budżetowe sporządza się „narastająco”od początku roku. 

Informację o stanie mienia komunalnego sporządza się raz w roku wg. stanu na 30 czerwca roku poprzedzającego rok budżetowy (informacja ta stanowi załącznik do uchwały budżetowej), więc informacja wg stanu na 30 czerwca 2007 r. jest aktualna, a następna będzie załacznikiem do uchwały budżetowej na 2009 r. i będzie sporządzona wg. stanu na 30 czerwca 2008 r.  

Ad.XIV JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE

 Wszystkie dane dot. naszych jednostek znajdują się w BIP. Ponadto większość naszych jednostek ma swoje strony internetowe i powyższe informacje tam zamieszczają na bieżąco.Tudno nam się ustosunkować o jakie braki chodzi i w jakich placówkach, skoro nie są wymienione w raporcie. 

 Ad. XV BIP

 Informacje nie zamieszczone w BIP, a mające charakter informacji publicznej są udostepnione zgodnie z regulacjami zawartymi w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. Z 2001 Nr 112 poz.1198 z późn. zm.) 

Ad.XVI E-URZĄD

 Czynnie uczestniczymy w programach i przedsięwzięciach, których wynikiem będzie ułatwienie petentom załatwiania spraw drogą elektroniczną.

 Obecnie został zakończony pierwszy etap prac, mających na celu wsprowadzenie spójnego systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów, przedstawiciele władz naszej jednostki zostali wyposażeni w podpisy elkektroniczne, które umożliwiają sygnowanie cyfrowych dokumentów. 

 Urząd Miasta w porozumieniu z Urzędem Marszałkowskim jest w trakcie procesu tworzenia „Studium Wykonalności”, które jest podstawą do uzyskania środków z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego Działanie2.2 „Budowa infrastruktury społeczeństwa informacyjnego”. Dzięki inicjatywie wewnętrznej i dofinansowaniu, które mamy szansę uzyskać będziemy w stanie wprowadzić jeden z najnowocześniejszych systemów Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Skrzynki Pocztowej. Ze swojej strony oczywiście zabezpieczymy środki na wypadek gdybyśmy byli zmuszeni samodzielnie sfinansować projekt.  

 BIP Urzędu Miasta zawiera wiele informacji i w związku z tym poruszanie się w jego treściach wymaga pewnej wiedzy w obszarze organizacji samorządu. Ułatwieniem nawigacji byłoby z pewnością stworzenie wyszukiwarki. Obecnie rozpoznajemy możliwość takiej instalacji. Musimy jednak pamiętać, że istotą dostępu do informacji publicznej jest dostęp, dla każdego, do dokumentów i wstęp na posiedzenia organów władzy. Wszelkie przetwarzanie informacji, które oczywiście wymaga pewnych kosztów musi być uzasadniona interesem publicznym (art.3 ust.1 pkt. 1 Ustawy o dostępie do informacji publicznej). W naszej praktyce staramy się godzić te problemy.  

Z poważaniem 

Prezydent Miasta
Roman Wojcieszek